Pflicht zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung für Unternehmen
Alle Hater der DSGVO können kurz verschnaufen, diesmal ist nämlich das HGB (Handelsgesetzbuch) und die AO (Abgabeordnung) schuld – Thema heute ist die Pflicht zur E-Mail-Archivierung. Und diese Pflicht leitet sich aus § 257 HGB Abs. 4 und § 147 AO ab.
Ich höre nur „Pflicht“ – und jetzt?
Jetzt müssen wir das Thema auseinanderpflücken. Und zwar nach dem „was“ und nach dem „wie“. Beides nicht ganz easy, aber machbar. Und wir haben, das schieben wir gleich mal ein, auch die passenden technischen Lösungen für Sie und bieten Hilfestellung.
Eigentlich ist es nicht verwunderlich, dass sich der Gesetzgeber mit der E-Mail-Archivierung beschäftigt. Die elektronische Kommunikation hat die postalische beinahe abgelöst und Papiere wurden bisher ganz routiniert ordentlich abgeheftet.
Das WAS: Archivierung der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz
Die Archivierungspflicht geschäftlicher E-Mails gilt für alle Unternehmen, lediglich Nichtkaufleute, z. B. Freelancer, sind außen vor. Die gesetzlichen Regelungen schreiben vor, dass jeder Geschäftstreibende seine E-Mails (inklusive Anhang!), die der Geschäftskorrespondenz dienen oder steuerrechtlich relevant sind, für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren archivieren muss. Griffiger wird die Eingrenzung mit diesen Beispielen:
- Handelsbücher
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Bilanzen
- Lageberichte
- Aufträge, Auftragsbestätigungen, Auftragsänderungen
- Rechnungen, Buchungs- und Zahlungsbelege
- Verträge, aber auch Vertrags-vorbereitende Korrespondenz
- Reklamationsschreiben
- Frachtbriefe, Lieferpapiere, Versandanzeigen
- allgemein alle buchhalterisch relevanten Unterlagen
- allgemein alle geschäftsrelevanten Nachrichten & Organisationsunterlagen
Werbemails, Newsletter, private Mitarbeiterkommunikation oder die Archivierung von Bewerberdaten sind nicht notwendig, letzteres sogar ausdrücklich untersagt.
Das WIE: Revisionssichere E-Mail-Archivierung ist vorgeschrieben, Backups gelten nicht
E-Mails müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, unveränderlich, ordentlich und nachvollziehbar aufbewahrt werden – kurz gesagt: revisionssicher. Die E-Mail-Archivierungsfunktion von Outlook ist somit, das ergibt sich schon aus der nicht erfüllten Anforderung „unveränderlich“, ungeeignet. Sie benötigen eine rechtskonforme Archivierungslösung, z. B. unsere Hornet Security Backup 365.
Kontaktieren Sie uns, wir helfen gerne weiter. In einem kostenlosen Beratungsgespräch analysieren wir Ihre Bedarfe und stellen Ihnen unsere Lösung vor.
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