Wenn der Bedarf an einem Datenschutzbeauftragten aufkommt oder Sie sich einfach in Bezug auf den Datenschutz absichern möchten, wird unweigerlich die Entscheidung fallen, ob dieser aus den eigenen Reihen oder von außerhalb kommen soll. In diesem Artikel beleuchten wir kurz die Unterschiede sowie die Vor- und Nachteile eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten.
INTERNE VS. EXTERNE DATENSCHUTZBEAUFTRAGTE: WAS UNTERSCHEIDET SIE?
Ein interner Datenschutzbeauftragter ist ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens, während ein externer Datenschutzbeauftragter ein selbständiger Unternehmer ist, der beauftragt und als externer Datenschutzbeauftragter benannt wird. Nun werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile beider Optionen.
WAS SIND DIE VOR- UND NACHTEILE EINES INTERNEN DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN?
Vorteile eines internen Datenschutzbeauftragten Der interne Datenschutzbeauftragte hat den Vorteil, dass er mit Ihrem Unternehmen vertraut ist. Er ist in der Kommunikation und den Netzwerken des Unternehmens fest verwurzelt und kennt die Strukturen und Mitarbeiter besser als ein externer Datenschutzbeauftragter. Oftmals werden auch die Kosten als Vorteil gesehen, da in der Theorie kein neuer Mitarbeiter eingestellt werden muss. Allerdings sollten Sie bedenken, dass der interne Datenschutzbeauftragte nun zusätzliche Aufgaben hat - der Arbeitsaufwand sollte nicht unterschätzt werden.
Nachteile eines internen Datenschutzbeauftragten Auf der anderen Seite können die Kosten und Aufgaben eines internen Datenschutzbeauftragten schnell außer Kontrolle geraten. Die vielfältigen Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten könnten dazu führen, dass der interne Datenschutzbeauftragte seinen bisherigen Aufgaben nicht mehr in gewohntem Umfang nachkommen kann und am Ende doch ein neuer Mitarbeiter eingestellt werden muss. Die Suche nach einer geeigneten Person kann problematisch werden. Um Datenschutzbeauftragter zu sein, müssen gemäß Art. 37 V DSGVO bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Es kann schwierig sein, einen Mitarbeiter mit dem notwendigen Fachwissen und der richtigen beruflichen Qualifikation zu finden. Oft sind dann Schulungen und Weiterbildungen erforderlich. Dieses Wissen muss ständig aktuell gehalten werden, um den Datenschutzanforderungen gerecht zu werden. Ein weiterer Nachteil ist der Kündigungsschutz des internen Datenschutzbeauftragten, der einige Besonderheiten berücksichtigt.
WAS SIND DIE VOR- UND NACHTEILE EINES EXTERNEN DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN?
Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten Was für den internen Datenschutzbeauftragten ein Nachteil ist, ist für den externen Datenschutzbeauftragten ein Vorteil. Der externe Datenschutzbeauftragte ist qualifiziert und bleibt stets auf dem neuesten Stand der rechtlichen Entwicklungen im Datenschutz. Darüber hinaus weiß er, wie der Datenschutz im Unternehmen am besten umgesetzt wird. Dank seiner Qualifikation kann er schnell auf Anfragen von Mitarbeitern und Betroffenen reagieren. Er hat bereits notwendige Vorlagen und kennt die üblichen Fragen zum Datenschutz. Oft wird ein externer Datenschutzbeauftragter vom Betriebsrat eher akzeptiert als ein interner. Schließlich weiß der externe Datenschutzbeauftragte, wo und wie man im Unternehmen anfängt. Er kennt das Verfahren und sieht schnell die Schwachstellen im Unternehmen.
Nachteile eines externen Datenschutzbeauftragten Natürlich hat auch die Ernennung eines externen Datenschutzbeauftragten ihre Nachteile. Einer der größten Nachteile ist die Integration des Datenschutzbeauftragten. Er ist oft außen vor oder wird zu spät in die internen Prozesse eingebunden. Diesem Nachteil können Sie jedoch begegnen, indem Sie den Datenschutzbeauftragten in alle notwendigen Prozesse einbeziehen. Da der Datenschutzbeauftragte kein Mitarbeiter ist, kann es vorkommen, dass die Mitarbeiter zögern, den externen Datenschutzbeauftragten bei Fragen zu konsultieren. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, das Wissen des Datenschutzbeauftragten zu nutzen und abzurufen. Ein weiterer Nachteil könnte in fehlenden Kenntnissen über die Branche liegen, in der Ihr Unternehmen tätig ist.
SCHLUSSFOLGERUNG
Letztlich haben beide Arten von Datenschutzbeauftragten ihre Vor- und Nachteile. Es spricht nichts gegen einen gut qualifizierten internen Datenschutzbeauftragten. Ebenso wenig spricht etwas dagegen, einen externen Datenschutzbeauftragten zu beauftragen, wenn kein geeigneter Mitarbeiter im Unternehmen vorhanden ist.
Die Qualifikation ist wichtig, aber die Integration in die Abläufe ist noch wichtiger, denn ob intern oder extern, Ihr Datenschutzbeauftragter kann Ihnen zwar Arbeit abnehmen und kennt vielleicht den einen oder anderen Ausweg, die datenschutzrechtliche Verantwortung bleibt jedoch bei Ihnen.
Aus unserer Erfahrung empfinden Unternehmen den Kündigungsschutz interner Datenschutzbeauftragter als besonders nachteilig.
